Políticas Institucionales


 

 

POLÍTICAS INSTITUCIONALES:

El Centro es una institución de educación superior comprometida con una operación consistente con su misión académica, los propósitos sin fines de lucro y el cumplimiento de todas las leyes y los reglamentos aplicables, incluso aquellos relacionados con la contabilidad y las auditorías. Esta sección resume las políticas institucionales cuyos textos completos están disponibles para consulta en las instalaciones del Centro y en la página electrónica de la institución, según aplique.

POLÍTICA PARA DENUNCIAS A VIOLACIONES DE LEYES, REGLAMENTOS O POLÍTICAS INSTITUCIONALES (‘WHISTLEBLOWER POLICY’)

La institución tiene una Política para denuncias a violaciones de leyes, reglamentos o políticas institucionales. Dicha política describe el procedimiento que el personal y los estudiantes pueden utilizar para: informar sobre acciones que el denunciante crea que violen la ley o reglamentación, constituyen prácticas fraudulentas de contabilidad, administración o institucionales; y para proteger al denunciante contra represalias resultante de denuncias hechas de buena fe. Un denunciante puede reportar por escrito la violación, primero a su supervisor mediante una denuncia de buena fe. En caso de que el supervisor sea la persona que cometa la violación, el denunciante puede reportar la conducta ilícita directamente al Rector. La persona que recibe la denuncia la enviará al comité ad hoc que nombre el Rector o el Presidente de la Junta para investigar la denuncia. Dicho comité ad hoc realizará esfuerzos razonables para verificar la corrección o precisión de cualquier información provista por el denunciante. Luego, recomendará al Rector o al Presidente de la Junta, según sea el caso, las acciones administrativas aplicables cónsonas con la evidencia y el resultado de la investigación.

POLÍTICA DE REEMBOLSO DE GASTOS (‘EXPENSE REIMBURSEMENT POLICY’)

La Política de reembolso de gastos estipula el procedimiento para reembolsar al personal docente, al no docente y a los contratistas el pago incurrido por concepto de viaje y otros gastos necesarios, apropiados y aprobados por el Rector para adelantar la misión académica y sin fines de lucro del Centro. El texto completo de esta política describe el procedimiento a seguir por aquellos miembros del Centro que soliciten el reembolso de gastos autorizados y aprobados.

POLÍTICA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS (‘DOCUMENT RETENTION POLICY’)

Esta política describe los procedimientos a seguir para:

a) la retención y el mantenimiento de documentos necesarios para el funcionamiento de la institución y el cumplimiento con las leyes y los reglamentos aplicables;

b) la destrucción de documentos que no necesiten ser retenidos según el calendario de tiempo de retención mínimo para los diversos tipos de documentos institucionales;

c) establece las condiciones para implantar una moratoria automática a la disposición de documentos; y

d) provee una guía a la Junta de Síndicos, los oficiales, el personal y otros miembros del Centro respecto a sus responsabilidades, el procedimiento y el calendario mínimo establecido para la retención o destrucción de documentos.

POLÍTICA DE ACEPTACIÓN DE DONACIONES Y REGALOS A LA INSTITUCIÓN (‘DONATION AND GIFT ACCEPTANCE POLICY’)

El Centro le da la bienvenida a las donaciones que le permitan cumplir su misión académica. El propósito de esta política consiste en guiar al personal docente, no docente y administrativo, a los miembros de la Junta de Síndicos y a todos los miembros del Centro en los asuntos de la aceptación de donaciones a la institución. El Centro promociona la filantropía y el voluntarismo a la institución, apoya y coordina el desarrollo de proyectos para atraer fondos externos y alcanzar sus metas como una institución de educación superior sin fines de lucro cumpliendo con las leyes y los reglamentos aplicables.

Los gobiernos de Puerto Rico y Estados Unidos fomentan e incentivan a través de los códigos de rentas internas las donaciones caritativas a instituciones sin fines de lucro tales como el Centro y permiten beneficios de impuestos a los donantes. Dichas leyes obligan a las instituciones recipientes de fondos externos y donaciones a llevar un registro y una documentación de todos los regalos elegibles recibidos. El Decanato de Administración del Centro es la oficina responsable de emitir los recibos oficiales de donaciones usando el formulario correspondiente, de acuerdo con el tipo de donación. Antes de emitirse el recibo, el formulario debe tener todas las firmas. Los recibos se emitirán de forma consistente con las políticas institucionales, las leyes y los reglamentos de Puerto Rico y de los Estados Unidos.

EL Centro cumple con los más altos estándares éticos y de conducta dentro y fuera de su comunidad académica en todas sus relaciones e interacciones externas con exalumnos, amigos, donantes, empresas comerciales y de negocios y otras organizaciones externas. La institución se reserva el derecho de no aceptar regalos que no estén alineados con sus políticas institucionales. La institución no aceptará regalos, no entablará relaciones o no aceptará apoyo externo que pueda comprometer su imagen pública, prestigio o compromiso con su misión académica y sin fines de lucro. La institución valora y protege su autonomía, integridad, libertad académica y no aceptará regalos cuando la condición para dicha aceptación comprometa sus principios fundamentales.

POLÍTICA DE EMPRESA CONJUNTA (‘JOINT VENTURE POLICY’)

Esta política establece las guías y el procedimiento que seguirá el Centro para el establecimiento, la revisión y aprobación de empresas conjuntas (‘joint ventures’) en cumplimiento con las leyes y reglamentos de Puerto Rico y Estados Unidos incluyendo las guías establecidas en los códigos de rentas internas de Estados Unidos (Internal Revenue Service). Para el propósito de esta política, se define el término empresa conjunta (‘joint venture’) como un arreglo contractual formal establecido a través de una compañía, sociedad o cualquier entidad de responsabilidad limitada a través de la cual el Centro y otra entidad conjuntamente emprendan una actividad o negocio (‘business venture’) o acuerden propiedad o titularidad conjunta de cualquier bien. Antes de establecer la empresa conjunta, el Centro corroborará que está alineada con la misión institucional, sin fines de lucro, y se negociarán los acuerdos contractuales y cualquier otro término para asegurar que no se afecte la clasificación, excepción del Centro como institución sin fines de lucro exenta según el código de rentas internas federal. Todos los términos de un acuerdo de empresa conjunta se establecerán por escrito y cumplirán con los requisitos mínimos establecidos en la política.

POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERÉS (‘CONFLICT OF INTEREST POLICY’)

El Centro ha establecido esta política de conflicto de interés dirigida a los miembros de la Junta de Síndicos y los oficiales administrativos. Consiste de una guía y el procedimiento mediante el cual el Centro identificará posibles conflictos de interés entre los miembros de la Junta de Síndicos y los oficiales administrativos mediante un formulario anual basado en el deber de informar. Los miembros de la Junta de Síndicos u oficiales administrativos con un conflicto de interés en un asunto en particular se inhibirán de participar en decisiones relacionadas con el mismo.

POLÍTICA SOBRE DIRECTORIO DE ESTUDIANTES Y EXALUMNOS

El Centro, en cumplimiento de la ley federal “Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)”, provee al estudiantes y exalumnos el acceso a sus expedientes académicos, el derecho a solicitar que se enmiende la información incluida en los expedientes y les garantiza cierto control sobre la información académica que puede divulgarse.

Los estudiantes y los exalumnos tienen derecho a revisar sus expedientes académicos. La petición se hará por escrito a la persona que custodia los documentos que desean revisar quien coordinará la manera para que el estudiante o exalumno revise su expediente dentro de un término no mayor de 45 días a partir de que se presente la solicitud por escrito.

El estudiante y exalumno tienen el derecho a solicitar que se corrija cualquier información incorrecta que aparezca en su expediente académico. Debe solicitarlo por escrito al custodio del expediente, indicar la parte del expediente que desea se corrija y explicar el error. Si la institución decide no corregir el expediente, le notificará su decisión por escrito al estudiante o exalumno y le explicará el proceso para solicitar una vista informal.

El estudiante o exalumno tiene el derecho a impedir que el Centro divulgue información personal que le identifique, según contenida en los expedientes académicos, excepto en los casos en que FERPA lo autoriza. Estos son:

a. Divulgación de la información a oficiales de la institución. Se entiende por oficiales de la institución los empleados docentes y administrativos, las personas contratadas por la institución, los integrantes de la Junta de Síndicos y los estudiantes pertenecientes a comités especiales.

b. Divulgación de información contenida en el directorio. El Centro ha designado como información de directorio la siguiente información: nombre del estudiante o exalumno, dirección, especialidad y año de estudios. Los estudiantes y exalumnos tienen derecho a evitar que el Centro divulgue información del directorio a terceras personas, entre los que se incluyen las fuerzas armadas de los Estados Unidos. Si el estudiante o exalumno no desea que se divulgue su información a la milicia norteamericana, es necesario que exprese su deseo por escrito a la oficina de Registro. Para que la solicitud sea efectiva en el año académico cuando se solicita, deberá someter la solicitud en o antes del 1 de septiembre.

c. El Centro ofrecerá información del estudiante o exalumno a aquellas universidades a las cuales este solicita admisión.

d. El Centro no divulgará información de los estudiantes o ex alumnos a sus padres o madres, sin el consentimiento de ellos.

e. En casos de emergencia, en que esté en peligro la salud o seguridad del estudiante, exalumno o de otra persona, se divulgará la información necesaria.

f. El Centro está obligado a ofrecer información al Servicio de Inmigración sobre algunos estudiantes o exalumnos extranjeros.

En caso que el estudiante o exalumno entienda que el Centro ha incumplido con sus obligaciones según esta ley, tiene el derecho a querellarse en el Departamento de Educación Federal, Family Policy Compliance Office, 400 Maryland Ave. SW, Washington DC 20202-4605.

SOLOMON-POMBO ACT

El Centro ha establecido su política institucional sobre Directorio de Estudiantes y Exalumnos. Esta medida incorpora los nuevos cambios en la ley federal conocida como Solomon-Pombo Act. Con esta ley federal se permite que terceras personas soliciten del Centro toda aquella información personal que esté incluida en el directorio.

El Centro establece como información de directorio la siguiente: nombre, especialidad, dirección y año de estudio. Se exhorta al estudiantado que no esté de acuerdo con que sus datos se incluyan en el directorio, a que se comunique con la oficina de Registro.

EXPEDIENTES ACADEMICOS DE LOS ESTUDIANTES

Los expedientes académicos de los estudiantes son confidenciales. La divulgación o manejo de la información contenida en los expedientes se limita a los miembros de la facultad y al personal administrativo, que en el ejercicio ordinario de sus funciones, tienen que trabajar con los expedientes.

Todos los expedientes académicos están bajo la custodia del Registrador, quién es la única persona que puede autorizar el acceso a los mismos. El Registrador permitirá el acceso a los expedientes a aquellos miembros del personal administrativo de la institución que actúen en el genuino interés educativo de los estudiantes. La divulgación de la información contenida en los expedientes académicos de los estudiantes a terceros, sólo se hará mediante autorización escrita del estudiante o en el fiel cumplimiento de una orden o procedimiento judicial.

Todos los archivos que contienen la información de los estudiantes están debidamente protegidos bajo llave.

DOCUMENTOS EN EXPEDIENTES ACADÉMICOS

Una vez el estudiante entregue los documentos requeridos para su admisión en el Centro, estos pasan a ser propiedad exclusiva de la institución. El estudiante tiene el derecho se examinar su expediente mediante una petición por escrito a la oficina de Registro. El expediente podrá revisarse en presencia de un oficial de Registro.

Los documentos contenidos en los expedientes no podrán reproducirse, salvo en la siguiente excepción: Se podrá divulgar o entregar información contenida en los expedientes académicos a terceros, instituciones de cualquier tipo, agencias gubernamentales o judiciales. Sólo se hará mediante autorización escrita del estudiante o en cumplimiento de una orden a esos efectos emitida por autoridad competente.

POLÍTICA INSTITUCIONAL QUE PROHIBE EL DISCRIMEN CONTRA PERSONAS CON IMPEDIMENTOS

De acuerdo con la ley “American with Disabilities Act” (ADA), que fue firmada por el presidente de los Estados Unidos en 1990, se prohíbe el discrimen contra las personas con impedimentos que utilizan instalaciones públicas, servicios de transportación y servicios de comunicación. Esta ley establece claramente la eliminación del discrimen para personas con impedimentos físicos o mentales que cualifiquen para realizar funciones en un puesto. Estas tendrán igualdad de oportunidades en el empleo y las instalaciones institucionales de acceso que tienen las personas sin impedimentos.

El Centro ofrece igualdad de oportunidades de empleo a las personas con impedimento físico o mental que cualifiquen para puestos dentro de la institución de acuerdo con las disposiciones de ADA. Se harán los ajustes necesarios que estén al alcance del Centro, para proveer las instalaciones adecuadas para que las personas con impedimentos, sean empleados o personas que reciben servicios, tengan igualdad de condiciones en el uso de instalaciones y oportunidades de empleo que tienen las personas sin impedimentos.

También se proveerá acomodo razonable a los empleados y estudiantes que presenten algún impedimento conocido por la institución. El Centro también evaluará la planta física y realizará aquellas modificaciones que estén a su alcance para hacerlas accesibles y proveer acomodo razonable.

De acuerdo con las especificaciones anteriores, acomodo razonable significa cambiar el ambiente de trabajo o la forma como se hacen las cosas, para que una persona con impedimentos pueda tener igualdad de oportunidad en el empleo. Esto puede incluir construir instalaciones accesibles a personas con impedimentos, modificar los horarios de trabajo de las personas, reasignar las personas a puestos disponibles si están vacantes, adquirir o modificar equipo o artefactos necesarios para algunos empleados y ajustar o modificar exámenes.

Por su parte, la Ley núm. 44 del 2 de julio de 1985 del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada, establece que las “instituciones públicas y privadas que ofrezcan y presten servicios de enseñanza universitaria no podrán discriminar contra los impedidos cualificados”. Establece, además, que estas instituciones deberán realizar los arreglos y adoptar aquellas medidas afirmativas que aseguren igual oportunidad educativa a los estudiantes con impedimentos físicos, mentales y sensoriales.

El Centro siempre ha tenido la mejor disposición de cumplir. A esos efectos, se exhorta y se le requiere a todo estudiante o solicitante que tenga algún impedimento de los previamente señalados, a notificarlo al Oficial de Asuntos Estudiantiles para que se tomen las medidas que requiera su condición y que el Centro razonablemente pueda tomar.

El personal del Centro será en todo momento consciente de que no se podrá limitar el número de personas con impedimentos físicos, mentales o sensoriales que puedan admitirse; que no podrán usarse pruebas que discriminen contra personas con estos impedimentos; que no se pueden efectuar investigaciones de pre-admisión en relación con una persona con impedimentos físicos, mentales o sensoriales, excepto para corregir efectos de discriminación pasada o para combatir los efectos de condiciones que limitan la participación; y que no se usará ninguna prueba o criterio de admisión que tenga un efecto sustancialmente adverso en personas con impedimentos físicos, mentales o sensoriales, a menos que haya sido validado como un pronosticador de éxito académico y cuando no haya disponibles pruebas alternas.

POLÍTICA SOBRE VIOLENCIA DOMÉSTICA

El Centro apoya la política pública dirigida a prevenir la violencia doméstica o de género, contenida en la Ley # 54 del 15 de agosto de 1989. La violencia doméstica o de género, es el maltrato físico, emocional o sexual, que sufre una persona de parte de su cónyuge, excónyuge, persona con la que cohabita, ha cohabitado o con la que ha procreado un hijo.

El personal del Centro ofrecerá la ayuda que le sea posible a personas vinculadas a esta institución (estudiantes, profesores o empleados) que aleguen ser víctimas de ese tipo de violencia, que entiendan que puedan estar en peligro o que son víctimas de algún tipo de acecho, refiriéndolos a las agencias o entidades que puedan ofrecer los servicios que la situación amerite. De aceptarlo la persona afectada, las entidades a las que se puede referir el asunto son la Oficina de la Procuradora de las Mujeres, el Departamento de la Familia o el Departamento de Justicia. El Centro no se responsabiliza por cualquier daño, acto u omisión ocasionado por profesionales o el personal de los lugares a donde se refiera a las personas interesadas.

De igual forma, si algún estudiante, empleado o profesor hubiese solicitado y obtenido alguna orden de protección deberá comunicarlo a la institución por conducto de alguno de sus oficiales, para que se puedan tomar las medidas de seguridad que amerite la situación, incluyendo comunicarse con el cuartel más cercano de la Policía de Puerto Rico o de la Policía Municipal si se tiene información de que la persona contra quien se dirige la orden ha sido visto en o cerca de las oficinas del Centro.

El Centro advierte que debido a la naturaleza de sus funciones y a lo limitado de sus recursos, no cuenta con personal de seguridad en sus instalaciones y que, aun cuando hace todos los esfuerzos por limitar el acceso a sus instalaciones únicamente a las personas legítimamente interesadas, no puede garantizar de manera absoluta que se pueda impedir el acceso de personas no deseadas. Por tal razón, se exhorta a las personas que puedan considerarse potenciales víctimas de violencia doméstica o de género y a aquellas relacionadas con órdenes de protección a tomar medidas cautelares que ayuden a su seguridad personal, tanto fuera como dentro de las instalaciones del Centro.

Se advierte, además, que las personas que informen al Centro sobre cualquier asunto relacionado con órdenes de protección o que adviertan que puedan ser potenciales víctimas de violencia, renuncian a cualquier reclamo de confidencialidad en relación con la información ofrecida, si bien el personal del Centro debe hacer todo lo que esté a su alcance por atender el asunto con la mayor discreción posible.

 


 

POLĺTICA INSTITUCIONAL SOBRE USO Y ABUSO DE DROGAS Y BEBIDAS ALCOHÓLICAS

 

El Centro, como institución educativa, aspira a proveer a los miembros de su comunidad un ambiente intelectual, cultural, social y moral que estimule el máximo y pleno desarrollo del individuo y propicie el estudio y la búsqueda de la verdad en un clima de sosiego y respeto.

El uso ilícito de drogas y el abuso de alcohol son de los problemas que más afectan a nuestra sociedad. Representan una grave amenaza para el logro de nuestra aspiración ya que disminuyen la eficiencia y productividad de nuestros recursos humanos y limita la capacidad de aprendizaje en el ámbito académico.

El Centro declara el compromiso de luchar contra estos problemas sociales al mantener un ambiente de estudio y trabajo libre de drogas, bebidas alcohólicas y sustancias controladas. Este compromiso se pone en práctica mediante:

a. La concienciación de la comunidad académica sobre los efectos dañinos del uso ilícito de drogas y abuso de alcohol.

b. El establecimiento de medidas preventivas que ayuden a mantener un ambiente libre de drogas y alcohol.

c. La adopción de normas y reglas que permitan a la institución tratar eficazmente los casos de uso ilícito de drogas y abuso de alcohol.

1. Por tanto, el Centro declara que están terminantemente prohibidas la fabricación, la distribución, la posesión y el uso ilícito de drogas, las sustancias controladas y las bebidas alcohólicas en los predios de la institución.

Para más información puede comunicarse a: centro@ceaprc.edu
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